SnapBooksLa risposta breve
Conserva gli scontrini dell’attività almeno per il periodo indicato sotto, a partire dal momento specificato. Tienili più a lungo se una dichiarazione è stata presentata in ritardo, è sotto controllo o riguarda qualcosa che possiedi ancora. Nel dubbio, conservali: una copia digitale non costa quasi nulla.
Le regole cambiano e alcune dipendono dal tipo di attività. Controlla la fonte ufficiale o chiedi a un professionista prima di distruggere documenti.
Termini minimi di conservazione per paese
| Paese | Conservare almeno | Dettagli |
|---|---|---|
| Stati Uniti | 3 anni | Dalla data di presentazione. 6 anni se hai omesso più del 25 % del reddito; 7 anni per crediti inesigibili o titoli senza valore; almeno 4 anni per i documenti delle imposte sui salari. (IRS) |
| Regno Unito | 5 anni | Lavoratori autonomi: almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio per l’anno fiscale. Società di capitali (limited): 6 anni dalla fine dell’esercizio. (GOV.UK) |
| Canada | 6 anni | Dalla fine dell’ultimo anno fiscale a cui si riferiscono i documenti. Più a lungo per alcuni, come quelli su beni a lungo termine. (CRA) |
| Australia | 5 anni | Da quando hai preparato o ottenuto il documento o concluso l’operazione, se successivo. Le società devono conservarli 7 anni secondo l’ASIC. (ATO) |
| Germania | 8 anni | Documenti contabili come scontrini e fatture (dal 2025); 10 anni per libri e bilanci; 6 anni per la corrispondenza commerciale. Dalla fine dell’anno solare. (IHK Berlin) |
| Francia | 10 anni | Documenti contabili e giustificativi secondo il Codice di commercio. Il fisco può controllare gli ultimi 6 anni. (BOFiP) |
| Spagna | 6 anni | Libri, fatture e giustificativi secondo il Codice di commercio (articolo 30), dall’ultima registrazione. La prescrizione tributaria è di 4 anni. |
| Italia | 10 anni | Dalla data dell’ultima registrazione (Codice civile, articolo 2220), e più a lungo finché resta aperto un accertamento avviato entro quel termine. (Brocardi) |
| Paesi Bassi | 7 anni | I dati di base, fatture comprese; 10 anni per i documenti sugli immobili. (Belastingdienst) |
| Polonia | 5 anni | Dalla fine dell’anno solare in cui è scaduto il termine di pagamento dell’imposta. (biznes.gov.pl) |
| Giappone | 7 anni | Libri e la maggior parte delle ricevute con la dichiarazione «blu»; 5 anni per documenti come preventivi e bolle di consegna. Dal giorno dopo il 15 marzo dell’anno successivo. (Agenzia nazionale delle imposte) |
| Corea del Sud | 5 anni | Dalla scadenza legale di dichiarazione del periodo d’imposta; 7 anni per le operazioni con l’estero (Legge quadro sulle imposte nazionali, articolo 85-3). |
| India | 6 anni | Libri per l’imposta sul reddito: 6 anni dalla fine dell’anno di accertamento (Rule 6F; le nuove regole dell’Income-tax Act 2025 possono cambiarlo). Documenti GST: 72 mesi dalla scadenza della dichiarazione annuale. (Income Tax Department) |
| Pakistan | 6 anni | Dopo la fine dell’anno fiscale (Income Tax Ordinance 2001, sezione 174), e più a lungo finché ci sono procedimenti in corso. (FBR) |
| Indonesia | 10 anni | Libri, registri e documenti di supporto, conservati in Indonesia (legge generale sulle imposte KUP, articolo 28(11)). (DJP) |
| Malesia | 7 anni | Registri sufficienti dell’attività secondo l’Income Tax Act 1967 (sezione 82A). (LHDN) |
| Filippine | 5 anni | Libri contabili e registrazioni, secondo le regole dell’Ease of Paying Taxes Act (RR 7-2024). (Sintesi di Grant Thornton) |
| Brasile | 5 anni | In genere, per le fatture (compresi i file XML delle NF-e) e i documenti contabili, in linea con il periodo di controllo di 5 anni del fisco. Alcuni documenti più a lungo. |
| Messico | 5 anni | Dalla data in cui sono state presentate, o dovevano esserlo, le relative dichiarazioni (Codice fiscale federale, articolo 30). Il Codice di commercio prevede 10 anni per i registri commerciali. |
| Emirati Arabi Uniti | 7 anni | Documenti dell’imposta sulle società, dopo la fine del periodo d’imposta. (Federal Tax Authority) |
| Cina | 30 anni | Documenti contabili, comprese le ricevute originali (Misure di gestione degli archivi contabili, 2015). (gov.cn) |
Conservali più a lungo se…
- Una dichiarazione è stata presentata in ritardo. Il termine spesso parte dalla presentazione, non dalla scadenza (in Canada, per esempio).
- C’è un controllo, una verifica o un ricorso in corso. Conserva tutto di quell’anno finché non si chiude.
- Il documento riguarda qualcosa che possiedi ancora, come un veicolo o un’attrezzatura. Conservalo finché lo possiedi e per il periodo di conservazione dopo averlo venduto.
- Riporti perdite agli anni successivi. Conserva i documenti che mostrano come è nata la perdita.
Le copie digitali di solito valgono
La maggior parte delle autorità fiscali accetta scontrini scansionati o fotografati se la copia è completa e leggibile. Il fisco olandese, per esempio, consente di conservare in digitale le fatture scansionate purché ne sia garantita l’autenticità, e Making Tax Digital di HMRC si basa su registrazioni digitali. Controlla le condizioni nel tuo paese.
SnapBooks conserva l’immagine dello scontrino con ogni spesa, così il giustificativo resta legato all’importo. Con Pro e Team gli scontrini restano conservati finché hai l’account. Il piano gratuito conserva gli scontrini per 90 giorni: esportali (PDF, CSV o Excel) o passa a un piano a pagamento per tenerli più a lungo.
Domande frequenti
Devo tenere lo scontrino cartaceo se ho una foto?
Nella maggior parte dei paesi una copia digitale chiara e completa è accettata. Alcuni paesi pongono condizioni, quindi controlla la fonte ufficiale del tuo prima di buttare la carta.
Quando inizia il periodo di conservazione?
Dipende dal paese: dalla data di presentazione (Stati Uniti), dalla scadenza di presentazione (Regno Unito, Corea del Sud), dalla fine dell’anno fiscale (Canada, Pakistan) o dalla fine dell’anno solare (Germania, Polonia). La tabella indica il punto di partenza per ciascuno.
Per quanto tempo SnapBooks conserva i miei scontrini?
Con Pro e Team, finché hai l’account. Il piano gratuito li conserva per 90 giorni, e SnapBooks ti avvisa via email prima di rimuoverne qualcuno, così puoi esportarli o passare a un piano a pagamento.