SnapBooksO critério em quatro países
| País | O critério |
|---|---|
| Estados Unidos | Comum e necessária (“ordinary and necessary”): habitual no seu ramo, útil para o seu negócio e de valor razoável. Despesas pessoais, de subsistência e familiares não são dedutíveis. (IRS) |
| Reino Unido | Total e exclusivamente para o negócio (“wholly and exclusively”): custos pagos apenas para gerar lucro. Gastos pessoais e bens de capital que duram vários anos não são despesas aceitas. (GOV.UK) |
| Canadá | Uma despesa corrente razoável feita para gerar renda. Compras de bens de capital são deduzidas de outra forma (como capital cost allowance), e gastos pessoais não são dedutíveis. (CRA) |
| Austrália | Três regras de ouro: a despesa precisa ser para o seu negócio, não pessoal; em uso misto, você deduz só a parte profissional; e precisa ter registros que comprovem. (ATO) |
Despesas que a maioria das pequenas empresas deduz
- Material de escritório, papelaria e correio
- Software, apps e assinaturas usados no negócio
- Telefone e internet (a parte profissional)
- Custos do veículo, ou uma taxa por milha ou quilômetro onde o seu país permitir (veja as taxas oficiais)
- Viagens de negócios: transporte e hospedagem
- Honorários de contador, advogado e outros profissionais
- Publicidade e marketing
- Seguros do negócio, tarifas bancárias e de pagamento
- Cursos que mantêm suas habilidades atuais em dia
Itens que duram vários anos, como um notebook, uma van ou máquinas, costumam ser deduzidos ao longo do tempo (depreciação) em vez de tudo de uma vez. As regras variam por país, então confira as suas.
Normalmente não dedutível
- Gastos pessoais e familiares: supermercado, roupas do dia a dia, academia pessoal.
- O trajeto entre sua casa e seu local de trabalho habitual.
- Multas e penalidades.
- Entretenimento: receber clientes não é aceito no Reino Unido, entretenimento em geral não é dedutível nos EUA, e nos EUA e no Canadá muitas refeições de negócios são limitadas a 50%.
- A parte pessoal de gastos de uso misto: se você usa o carro ou o celular também no pessoal, só conta a parte profissional.
Como é um bom comprovante
- O recibo ou a nota: quem você pagou, pelo quê, quando, quanto e os impostos.
- Uma nota curta sobre a relação com o seu negócio.
- Em gastos de uso misto, como você calculou a parte profissional.
- Para o carro, um registro de quilometragem ou os recibos dos custos reais.
Guarde pelo tempo que a sua autoridade fiscal exigir: veja as regras por país. O SnapBooks mantém a imagem do recibo, os dados e a sua nota juntos em uma despesa.
Perguntas frequentes
Posso deduzir algo que uso em parte no pessoal?
Normalmente só a parte profissional. Se você usa o celular 60% para trabalho, por exemplo, em geral deduz 60% do custo, e vale anotar como chegou a esse número.
Um notebook é despesa do negócio?
Se você o usa no negócio, sim. Como dura vários anos, em muitos países ele é deduzido por depreciação, e alguns permitem deduzir o custo total no primeiro ano. Só a parte profissional conta.
Preciso de recibo para cada despesa?
As autoridades fiscais esperam registros que comprovem cada dedução, e o recibo ou a nota é o comprovante padrão. A ATO resume assim: você precisa ter registros que comprovem.
Refeições de negócios são dedutíveis?
Depende do país. Nos EUA e no Canadá, muitas refeições de negócios são limitadas a 50%. No Reino Unido, refeições com clientes contam como entretenimento e não são aceitas, mas algumas refeições em viagens a trabalho são.