SnapBooksA resposta curta
Guarde os recibos da empresa pelo menos pelo prazo abaixo, contado a partir do ponto indicado. Guarde por mais tempo se uma declaração foi entregue com atraso, está em revisão ou envolve algo que você ainda tem. Na dúvida, guarde: uma cópia digital quase não custa nada.
As regras mudam, e algumas dependem do tipo de empresa. Confira a fonte oficial ou fale com um contador antes de descartar documentos.
Prazos mínimos de guarda por país
| País | Guardar por pelo menos | Detalhes |
|---|---|---|
| Estados Unidos | 3 anos | A partir da data de entrega. 6 anos se você deixou de declarar mais de 25% da renda; 7 anos para créditos incobráveis ou títulos sem valor; pelo menos 4 anos para registros de impostos sobre a folha. (IRS) |
| Reino Unido | 5 anos | Autônomos: pelo menos 5 anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro do ano fiscal. Sociedades limitadas: 6 anos a partir do fim do exercício da empresa. (GOV.UK) |
| Canadá | 6 anos | A partir do fim do último ano fiscal a que os documentos se referem. Mais tempo para alguns, como os de bens de longo prazo. (CRA) |
| Austrália | 5 anos | A partir de quando você preparou ou obteve o documento, ou concluiu a operação, o que for mais tarde. Empresas devem guardar por 7 anos segundo a ASIC. (ATO) |
| Alemanha | 8 anos | Comprovantes contábeis como recibos e notas (desde 2025); 10 anos para livros e demonstrações anuais; 6 anos para correspondência comercial. A partir do fim do ano civil. (IHK Berlin) |
| França | 10 anos | Documentos contábeis e comprovantes segundo o Código Comercial. O fisco pode revisar os últimos 6 anos. (BOFiP) |
| Espanha | 6 anos | Livros, faturas e comprovantes segundo o Código Comercial (artigo 30), a partir do último lançamento. O prazo de prescrição tributária é de 4 anos. |
| Itália | 10 anos | A partir do último registro (Código Civil, artigo 2220), e mais enquanto uma fiscalização iniciada nesse prazo continuar aberta. (Brocardi) |
| Países Baixos | 7 anos | Os registros básicos, incluindo faturas; 10 anos para registros sobre imóveis. (Belastingdienst) |
| Polônia | 5 anos | A partir do fim do ano civil em que venceu o prazo de pagamento do imposto. (biznes.gov.pl) |
| Japão | 7 anos | Livros e a maioria dos recibos na declaração “azul”; 5 anos para documentos como orçamentos e guias de entrega. A partir do dia seguinte a 15 de março do ano seguinte. (Agência Nacional de Impostos) |
| Coreia do Sul | 5 anos | A partir do prazo legal de declaração do período fiscal; 7 anos para operações com o exterior (Lei-Quadro dos Impostos Nacionais, artigo 85-3). |
| Índia | 6 anos | Livros do imposto de renda: 6 anos a partir do fim do ano de avaliação correspondente (Rule 6F; as novas regras do Income-tax Act de 2025 podem mudar isso). Registros do GST: 72 meses a partir do prazo da declaração anual. (Income Tax Department) |
| Paquistão | 6 anos | Após o fim do ano fiscal (Income Tax Ordinance 2001, seção 174), e mais enquanto houver processos em andamento. (FBR) |
| Indonésia | 10 anos | Livros, registros e comprovantes, guardados na Indonésia (Lei Geral de Tributos KUP, artigo 28(11)). (DJP) |
| Malásia | 7 anos | Registros suficientes do negócio segundo o Income Tax Act 1967 (seção 82A). (LHDN) |
| Filipinas | 5 anos | Livros contábeis e registros contábeis, pelas regras do Ease of Paying Taxes Act (RR 7-2024). (Resumo da Grant Thornton) |
| Brasil | 5 anos | Em geral, para notas fiscais (inclusive os arquivos XML da NF-e) e registros contábeis, acompanhando o prazo de 5 anos de revisão do fisco. Alguns registros, por mais tempo. |
| México | 5 anos | A partir da data em que as declarações relacionadas foram ou deveriam ter sido entregues (Código Fiscal da Federação, artigo 30). O Código de Comércio fixa 10 anos para os registros comerciais. |
| Emirados Árabes Unidos | 7 anos | Registros do imposto corporativo, após o fim do período fiscal. (Federal Tax Authority) |
| China | 30 anos | Comprovantes contábeis, incluindo os recibos originais (Medidas de Gestão de Arquivos Contábeis, 2015). (gov.cn) |
Guarde por mais tempo quando…
- Uma declaração foi entregue com atraso. O prazo muitas vezes começa na entrega, não no vencimento (no Canadá, por exemplo).
- Há revisão, fiscalização ou recurso em aberto. Guarde tudo daquele ano até a conclusão.
- O documento é sobre algo que você ainda tem, como um veículo ou equipamento. Guarde enquanto o tiver e pelo prazo de guarda depois de vendê-lo.
- Você compensa prejuízos de anos anteriores. Guarde os documentos que mostram como o prejuízo surgiu.
Cópias digitais costumam valer
A maioria das autoridades fiscais aceita recibos digitalizados ou fotografados se a cópia estiver completa e legível. O fisco holandês, por exemplo, permite guardar faturas digitalizadas em formato digital desde que a autenticidade seja preservada, e o Making Tax Digital do HMRC se baseia em registros digitais. Confira as condições no seu país.
O SnapBooks guarda a imagem do recibo com cada despesa, para que o comprovante fique junto do valor. No Pro e no Team, os recibos ficam guardados enquanto você tiver a conta. O plano grátis guarda os recibos por 90 dias, então exporte-os (PDF, CSV ou Excel) ou faça upgrade para mantê-los por mais tempo.
Perguntas frequentes
Preciso guardar o recibo em papel se tenho uma foto?
Na maioria dos países, uma cópia digital nítida e completa é aceita. Alguns países impõem condições, então confira a fonte oficial do seu antes de jogar o papel fora.
Quando começa o prazo de guarda?
Depende do país: na data de entrega (EUA), no prazo de entrega (Reino Unido, Coreia do Sul), no fim do ano fiscal (Canadá, Paquistão) ou no fim do ano civil (Alemanha, Polônia). A tabela mostra o ponto de partida de cada um.
Por quanto tempo o SnapBooks guarda meus recibos?
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