SnapBooksDie kurze Antwort
Bewahre Geschäftsbelege mindestens für die unten genannte Frist auf, ab dem jeweils genannten Zeitpunkt. Bewahre sie länger auf, wenn eine Erklärung verspätet abgegeben wurde, geprüft wird oder Dinge betrifft, die du noch besitzt. Im Zweifel behalten: Eine digitale Kopie kostet fast nichts.
Regeln ändern sich, und manche hängen von der Art deines Unternehmens ab. Prüfe die offizielle Quelle oder frag eine Steuerberatung, bevor du Unterlagen vernichtest.
Mindestaufbewahrungsfristen nach Land
| Land | Mindestens aufbewahren | Details |
|---|---|---|
| USA | 3 Jahre | Ab dem Tag der Abgabe. 6 Jahre, wenn du mehr als 25 % deiner Einnahmen nicht angegeben hast; 7 Jahre bei Forderungsausfällen oder wertlosen Wertpapieren; mindestens 4 Jahre für Lohnsteuerunterlagen. (IRS) |
| Vereinigtes Königreich | 5 Jahre | Selbstständige: mindestens 5 Jahre nach der Abgabefrist am 31. Januar für das Steuerjahr. Kapitalgesellschaften (Limited): 6 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres. (GOV.UK) |
| Kanada | 6 Jahre | Ab Ende des letzten Steuerjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen. Länger für manche Unterlagen, etwa zu langfristigem Vermögen. (CRA) |
| Australien | 5 Jahre | Ab Erstellung oder Erhalt der Unterlage bzw. Abschluss des Geschäfts, je nachdem, was später ist. Kapitalgesellschaften müssen nach ASIC-Regeln 7 Jahre aufbewahren. (ATO) |
| Deutschland | 8 Jahre | Buchungsbelege wie Quittungen und Rechnungen (seit 2025); 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse; 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe. Ab Ende des Kalenderjahres. (IHK Berlin) |
| Frankreich | 10 Jahre | Buchhaltungsunterlagen und Belege nach dem Handelsgesetzbuch. Die Steuerbehörde kann die letzten 6 Jahre prüfen. (BOFiP) |
| Spanien | 6 Jahre | Bücher, Rechnungen und Belege nach dem Handelsgesetzbuch (Artikel 30), ab der letzten Buchung. Die steuerliche Verjährung beträgt 4 Jahre. |
| Italien | 10 Jahre | Ab der letzten Eintragung (Zivilgesetzbuch, Artikel 2220), länger, solange eine innerhalb dieser Zeit begonnene Steuerprüfung offen ist. (Brocardi) |
| Niederlande | 7 Jahre | Die Basisunterlagen, einschließlich Rechnungen; 10 Jahre für Unterlagen zu Immobilien. (Belastingdienst) |
| Polen | 5 Jahre | Ab Ende des Kalenderjahres, in dem die Frist zur Steuerzahlung abgelaufen ist. (biznes.gov.pl) |
| Japan | 7 Jahre | Bücher und die meisten Belege bei der „blauen“ Steuererklärung; 5 Jahre für Dokumente wie Angebote und Lieferscheine. Ab dem Tag nach dem 15. März des Folgejahres. (National Tax Agency) |
| Südkorea | 5 Jahre | Ab der gesetzlichen Abgabefrist des Steuerzeitraums; 7 Jahre für Auslandsgeschäfte (Rahmengesetz über nationale Steuern, Artikel 85-3). |
| Indien | 6 Jahre | Einkommensteuerliche Bücher: 6 Jahre ab Ende des betreffenden Veranlagungsjahres (Rule 6F; neue Regeln nach dem Income-tax Act 2025 können das ändern). GST-Unterlagen: 72 Monate ab der Frist für die Jahreserklärung. (Income Tax Department) |
| Pakistan | 6 Jahre | Nach Ende des Steuerjahres (Income Tax Ordinance 2001, Abschnitt 174), länger, solange Verfahren laufen. (FBR) |
| Indonesien | 10 Jahre | Bücher, Aufzeichnungen und Belege, aufbewahrt in Indonesien (Allgemeines Steuergesetz KUP, Artikel 28(11)). (DJP) |
| Malaysia | 7 Jahre | Ausreichende Geschäftsunterlagen nach dem Income Tax Act 1967 (Abschnitt 82A). (LHDN) |
| Philippinen | 5 Jahre | Geschäftsbücher und Buchhaltungsunterlagen nach den Regeln des Ease of Paying Taxes Act (RR 7-2024). (Zusammenfassung von Grant Thornton) |
| Brasilien | 5 Jahre | In der Regel für Rechnungen (auch NF-e-XML-Dateien) und Buchhaltungsunterlagen, passend zur 5-jährigen Prüffrist der Steuerbehörden. Manche Unterlagen länger. |
| Mexiko | 5 Jahre | Ab dem Tag, an dem die zugehörigen Erklärungen abgegeben wurden oder fällig waren (Bundessteuergesetzbuch, Artikel 30). Das Handelsgesetzbuch sieht 10 Jahre für Geschäftsunterlagen vor. |
| Vereinigte Arabische Emirate | 7 Jahre | Unterlagen zur Körperschaftsteuer, nach Ende des Steuerzeitraums. (Federal Tax Authority) |
| China | 30 Jahre | Buchungsbelege einschließlich Originalquittungen (Verwaltungsvorschriften für Buchhaltungsarchive, 2015). (gov.cn) |
Länger aufbewahren, wenn …
- eine Erklärung verspätet abgegeben wurde. Die Frist beginnt oft mit der Abgabe, nicht mit dem Fälligkeitstag (zum Beispiel in Kanada).
- eine Prüfung, Außenprüfung oder ein Einspruch läuft. Bewahre alles zu diesem Jahr auf, bis es abgeschlossen ist.
- die Unterlage etwas betrifft, das du noch besitzt, etwa ein Fahrzeug oder Geräte. Bewahre sie auf, solange du es besitzt, und danach für die Aufbewahrungsfrist.
- du Verluste vorträgst. Bewahre die Unterlagen auf, die zeigen, wie der Verlust entstanden ist.
Digitale Kopien zählen meistens
Die meisten Steuerbehörden akzeptieren gescannte oder fotografierte Belege, wenn die Kopie vollständig und lesbar ist. Die niederländische Steuerbehörde erlaubt zum Beispiel, gescannte Rechnungen digital aufzubewahren, solange ihre Echtheit gewahrt bleibt, und Making Tax Digital von HMRC baut auf digitalen Unterlagen auf. Prüfe die Bedingungen in deinem Land.
SnapBooks speichert das Belegbild mit jeder Ausgabe, damit der Nachweis an der Zahl hängt. Bei Pro und Team bleiben Belege so lange gespeichert, wie du dein Konto hast. Der kostenlose Plan bewahrt Belege 90 Tage auf: Exportiere sie (PDF, CSV oder Excel) oder steige um, um sie länger zu behalten.
Häufige Fragen
Muss ich den Papierbeleg behalten, wenn ich ein Foto habe?
In den meisten Ländern wird eine klare und vollständige digitale Kopie akzeptiert. Manche Länder knüpfen Bedingungen daran, also prüfe die offizielle Quelle für dein Land, bevor du Papier wegwirfst.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Das hängt vom Land ab: mit dem Tag der Abgabe (USA), mit der Abgabefrist (Großbritannien, Südkorea), mit dem Ende des Steuerjahres (Kanada, Pakistan) oder mit dem Ende des Kalenderjahres (Deutschland, Polen). Die Tabelle zeigt den Startpunkt für jedes Land.
Wie lange speichert SnapBooks meine Belege?
Bei Pro und Team so lange, wie du dein Konto hast. Der kostenlose Plan bewahrt Belege 90 Tage auf, und SnapBooks schickt dir vorher eine E-Mail, damit du sie exportieren oder umsteigen kannst.