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Drucken Sie alle Seiten vor dem ersten Eintrag aus und lassen Sie sie fest binden, zum Beispiel mit einer Klebebindung im Copyshop. Lose Blätter erkennt das Finanzamt nicht als Fahrtenbuch an. Die Vorlage enthält ein Deckblatt mit den Regeln, 50 nummerierte Seiten für rund 800 Fahrten und eine Jahresübersicht.
Warum es keine Excel-Vorlage gibt
Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, und nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben. Eine Excel-Tabelle lässt sich jederzeit spurlos ändern. Der Bundesfinanzhof hat ein solches Fahrtenbuch deshalb nicht anerkannt (Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04).
Wer elektronisch Buch führen will, braucht eine Fahrtenbuch-App, die nachträgliche Änderungen verhindert oder protokolliert.
Was ins Fahrtenbuch gehört
| Fahrt | Angaben |
|---|---|
| Betrieblich oder dienstlich (B) | Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Reiseziel (bei Umwegen auch die Route), Reisezweck und die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner |
| Privat (P) | Die gefahrenen Kilometer |
| Wohnung – erste Tätigkeitsstätte (W) | Ein kurzer Vermerk mit den Kilometern |
Ein bloßer Straßenname reicht als Ziel nicht, wenn nicht klar ist, wen Sie dort aufgesucht haben, und nachträglich erstellte Listen ändern daran nichts (BFH, Urteil vom 01.03.2012, VI R 33/10).
So führen Sie es richtig
- Vor dem ersten Eintrag binden
Alle Seiten sind nummeriert. Gebunden lässt sich keine Seite unbemerkt austauschen, und genau das verlangt das Finanzamt.
- Zeitnah eintragen
Am besten direkt nach jeder Fahrt, mit Kugelschreiber. Ein Fahrtenbuch, das am Jahresende aus dem Gedächtnis entsteht, wird in der Regel verworfen.
- Lückenlos bleiben
Der Kilometerstand am Beginn einer Fahrt ist der am Ende der vorigen. Lücken deuten auf Fahrten hin, die fehlen.
- Fehler durchstreichen
Den alten Eintrag so durchstreichen, dass er lesbar bleibt, und daneben berichtigen. Nichts überschreiben, schwärzen oder herausreißen.
Wer ein Fahrtenbuch braucht
- Firmenwagen, auch privat genutzt: Das Fahrtenbuch ist die Alternative zur 1-%-Regelung. Es lohnt sich vor allem bei hohem Listenpreis und wenig Privatfahrten. Die Methode gilt für ein Fahrzeug jeweils für das ganze Kalenderjahr.
- Selbstständige: Nutzen Sie den Wagen zu mehr als 50 % betrieblich, gehört er zum Betriebsvermögen; die private Nutzung wird dann nach der 1-%-Regelung oder per Fahrtenbuch versteuert. Das Fahrtenbuch belegt auch, wie hoch der betriebliche Anteil ist.
- Arbeitnehmer mit eigenem Auto: Für Dienstreisen genügen Aufzeichnungen zu Datum, Ziel, Zweck und Kilometern. Ein Fahrtenbuch ist dafür nicht vorgeschrieben, aber ein guter Nachweis.
Kilometersätze 2026
| Fahrt | Satz |
|---|---|
| Dienstreise mit dem eigenen Pkw | 0,30 € je gefahrenem Kilometer |
| Dienstreise mit dem Motorrad | 0,20 € je gefahrenem Kilometer |
| Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Entfernungspauschale) | 0,38 € je Entfernungskilometer, ab dem ersten Kilometer |
Die Entfernungspauschale gilt seit 2026 einheitlich ab dem ersten Kilometer; bis 2025 waren es 0,30 € für die ersten 20 Kilometer. Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung: Für Ihren Fall fragen Sie Ihr Finanzamt oder eine Steuerberatung.
Fahrtenbuch-Vorlagen für andere Länder
- USA: IRS mileage log (Englisch)
- Vereinigtes Königreich: HMRC mileage log (Englisch)
- Kanada: CRA vehicle logbook (Englisch)
- Australien: ATO car logbook (Englisch)
Häufige Fragen
Erkennt das Finanzamt eine ausgedruckte Vorlage an?
Eine Vorlage, die vor dem ersten Eintrag fest gebunden und dann zeitnah und vollständig von Hand geführt wird, entspricht einem gebundenen Fahrtenbuch aus dem Schreibwarenhandel. Ob ein Fahrtenbuch anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt im Einzelfall anhand der Einträge.
Darf ich das Fahrtenbuch in Excel führen?
Nein. Eine Excel-Datei lässt sich spurlos ändern und gilt deshalb nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04).
Muss ich jede Privatfahrt eintragen?
Ja, mit den gefahrenen Kilometern, damit die Kilometerstände lückenlos aneinander anschließen. Ziel und Zweck brauchen Sie bei Privatfahrten nicht anzugeben.
Kann ich mitten im Jahr zwischen Fahrtenbuch und 1-%-Regelung wechseln?
Für denselben Firmenwagen nicht: Die Methode gilt jeweils für das ganze Kalenderjahr. Ein Wechsel ist zum Jahresbeginn oder mit einem neuen Fahrzeug möglich.