SnapBooksLa prueba en cuatro países
| País | La prueba |
|---|---|
| Estados Unidos | Ordinario y necesario («ordinary and necessary»): habitual en tu sector, útil para tu negocio y razonable en importe. Los gastos personales, de vida y familiares no son deducibles. (IRS) |
| Reino Unido | Total y exclusivamente para el negocio («wholly and exclusively»): costes pagados solo para obtener beneficio. Los gastos personales y los bienes de capital que duran varios años no son gastos admitidos. (GOV.UK) |
| Canadá | Un gasto corriente razonable en que incurres para obtener ingresos. Las compras de capital se deducen de otra forma (como capital cost allowance) y los gastos personales no son deducibles. (CRA) |
| Australia | Tres reglas de oro: el gasto debe ser para tu negocio, no para uso privado; si el uso es mixto, deduces solo la parte profesional; y debes tener registros que lo demuestren. (ATO) |
Gastos que deducen la mayoría de las pequeñas empresas
- Material de oficina, papelería y franqueo
- Software, apps y suscripciones que usas para el negocio
- Teléfono e internet (la parte profesional)
- Gastos del vehículo, o una tarifa por milla o kilómetro donde tu país lo permita (ver las tarifas oficiales)
- Viajes de negocios: transporte y alojamiento
- Honorarios de gestoría, abogados y otros profesionales
- Publicidad y marketing
- Seguros del negocio, comisiones bancarias y de pago
- Formación que mantiene al día tus habilidades actuales
Lo que dura varios años, como un portátil, una furgoneta o maquinaria, suele deducirse con el tiempo (amortización) en lugar de todo de una vez. Las reglas varían según el país, así que consulta las tuyas.
Normalmente no deducible
- Gastos personales y familiares: la compra del supermercado, la ropa de diario, el gimnasio personal.
- El trayecto entre tu casa y tu lugar de trabajo habitual.
- Multas y sanciones.
- Ocio y atenciones a clientes: no se admiten en el Reino Unido, en EE. UU. el ocio en general no es deducible, y en EE. UU. y Canadá muchas comidas de negocios están limitadas al 50 %.
- La parte privada de los gastos de uso mixto: si usas el coche o el teléfono también en privado, solo cuenta la parte profesional.
Cómo es un buen comprobante
- El recibo o la factura: a quién pagaste, por qué, cuándo, cuánto y los impuestos.
- Una nota breve de cómo se relaciona con tu negocio.
- En los gastos de uso mixto, cómo calculaste la parte profesional.
- Para el coche, un registro de kilometraje o los recibos de tus gastos reales.
Guárdalo tanto tiempo como exija tu autoridad fiscal: consulta las reglas por país. SnapBooks mantiene juntos la imagen del recibo, los datos y tu nota en un solo gasto.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir algo que también uso en privado?
Normalmente solo la parte profesional. Si usas el teléfono un 60 % para trabajar, por ejemplo, en general deducirías el 60 % del coste, y conviene anotar cómo lo calculaste.
¿Un portátil es un gasto del negocio?
Si lo usas para tu negocio, sí. Como dura varios años, en muchos países se deduce mediante amortización, y algunos permiten deducir todo el coste el primer año. Solo cuenta la parte profesional.
¿Necesito un recibo para cada gasto?
Las autoridades fiscales esperan registros que demuestren cada deducción, y el recibo o la factura es el comprobante habitual. La ATO lo dice claro: debes tener registros que lo demuestren.
¿Las comidas de negocios son deducibles?
Depende del país. En EE. UU. y Canadá muchas comidas de negocios están limitadas al 50 %. En el Reino Unido, las comidas con clientes cuentan como atenciones y no se admiten, aunque algunas comidas durante viajes de trabajo sí.