SnapBooksLa respuesta corta
Guarda los recibos del negocio al menos durante el plazo indicado, contado desde el momento que se señala. Guárdalos más tiempo si una declaración se presentó tarde, está en revisión o afecta a algo que todavía tienes. En caso de duda, consérvalos: una copia digital casi no cuesta nada.
Las normas cambian y algunas dependen del tipo de negocio. Consulta la fuente oficial o a un asesor fiscal antes de destruir documentos.
Plazos mínimos de conservación por país
| País | Guardar al menos | Detalles |
|---|---|---|
| Estados Unidos | 3 años | Desde la fecha de presentación. 6 años si omitiste más del 25 % de tus ingresos; 7 años si reclamas una deuda incobrable o valores sin valor; al menos 4 años para los registros de impuestos sobre nóminas. (IRS) |
| Reino Unido | 5 años | Autónomos: al menos 5 años después del plazo de presentación del 31 de enero del ejercicio. Sociedades limitadas: 6 años desde el final del ejercicio de la sociedad. (GOV.UK) |
| Canadá | 6 años | Desde el final del último ejercicio al que se refieren los documentos. Más tiempo para algunos, como los de bienes a largo plazo. (CRA) |
| Australia | 5 años | Desde que preparaste u obtuviste el documento o completaste la operación, lo que sea posterior. Las sociedades deben conservarlos 7 años según la ASIC. (ATO) |
| Alemania | 8 años | Justificantes contables como recibos y facturas (desde 2025); 10 años para libros y cuentas anuales; 6 años para la correspondencia comercial. Desde el final del año natural. (IHK Berlin) |
| Francia | 10 años | Documentos contables y justificantes según el Código de Comercio. La administración fiscal puede revisar los últimos 6 años. (BOFiP) |
| España | 6 años | Libros, facturas y justificantes según el Código de Comercio (artículo 30), desde el último asiento. El plazo de prescripción tributaria es de 4 años. |
| Italia | 10 años | Desde la fecha del último registro (Código Civil, artículo 2220), y más mientras siga abierta una comprobación fiscal iniciada en ese plazo. (Brocardi) |
| Países Bajos | 7 años | Los registros básicos, incluidas las facturas; 10 años para los relativos a inmuebles. (Belastingdienst) |
| Polonia | 5 años | Desde el final del año natural en que venció el plazo de pago del impuesto. (biznes.gov.pl) |
| Japón | 7 años | Libros y la mayoría de los recibos en la declaración «azul»; 5 años para documentos como presupuestos y albaranes. Desde el día siguiente al 15 de marzo del año posterior. (Agencia Tributaria Nacional) |
| Corea del Sur | 5 años | Desde el plazo legal de declaración del periodo impositivo; 7 años para operaciones con el extranjero (Ley Marco de Impuestos Nacionales, artículo 85-3). |
| India | 6 años | Libros del impuesto sobre la renta: 6 años desde el final del año de liquidación correspondiente (Rule 6F; las nuevas normas de la Income-tax Act de 2025 pueden cambiarlo). Registros del GST: 72 meses desde el plazo de la declaración anual. (Income Tax Department) |
| Pakistán | 6 años | Tras el final del ejercicio fiscal (Income Tax Ordinance 2001, sección 174), y más mientras haya procedimientos abiertos. (FBR) |
| Indonesia | 10 años | Libros, registros y justificantes, conservados en Indonesia (Ley General de Impuestos KUP, artículo 28(11)). (DJP) |
| Malasia | 7 años | Registros suficientes del negocio según la Income Tax Act 1967 (sección 82A). (LHDN) |
| Filipinas | 5 años | Libros de contabilidad y registros contables, según las normas de la Ease of Paying Taxes Act (RR 7-2024). (Resumen de Grant Thornton) |
| Brasil | 5 años | En general, para facturas (incluidos los archivos XML de NF-e) y registros contables, igual que el plazo de revisión de 5 años de la administración tributaria. Algunos registros, más tiempo. |
| México | 5 años | Desde la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones relacionadas (Código Fiscal de la Federación, artículo 30). El Código de Comercio fija 10 años para los registros mercantiles. |
| Emiratos Árabes Unidos | 7 años | Registros del impuesto de sociedades, tras el final del periodo impositivo. (Federal Tax Authority) |
| China | 30 años | Comprobantes contables, incluidos los recibos originales (Medidas de Gestión de Archivos Contables, 2015). (gov.cn) |
Guárdalos más tiempo si…
- Presentaste una declaración tarde. El plazo suele empezar al presentarla, no en la fecha en que vencía (en Canadá, por ejemplo).
- Hay una revisión, inspección o recurso abierto. Guarda todo lo de ese año hasta que se resuelva.
- El documento se refiere a algo que aún tienes, como un vehículo o un equipo. Consérvalo mientras lo tengas y durante el plazo de conservación después de venderlo.
- Compensas pérdidas de años anteriores. Guarda los documentos que muestran cómo se generó la pérdida.
Las copias digitales suelen valer
La mayoría de las autoridades fiscales aceptan recibos escaneados o fotografiados si la copia es completa y legible. La administración fiscal neerlandesa, por ejemplo, permite guardar facturas escaneadas en formato digital siempre que se preserve su autenticidad, y Making Tax Digital de HMRC se basa en registros digitales. Comprueba las condiciones en tu país.
SnapBooks guarda la imagen del recibo con cada gasto, para que el comprobante siga unido al importe. En Pro y Team, los recibos se conservan mientras tengas tu cuenta. El plan gratis guarda los recibos 90 días, así que expórtalos (PDF, CSV o Excel) o mejora tu plan para conservarlos más tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que guardar el recibo en papel si tengo una foto?
En la mayoría de los países se acepta una copia digital clara y completa. Algunos países ponen condiciones, así que consulta la fuente oficial del tuyo antes de tirar el papel.
¿Cuándo empieza el plazo de conservación?
Depende del país: desde la fecha de presentación (EE. UU.), desde el plazo de declaración (Reino Unido, Corea del Sur), desde el final del ejercicio (Canadá, Pakistán) o desde el final del año natural (Alemania, Polonia). La tabla muestra el punto de partida de cada uno.
¿Cuánto tiempo guarda SnapBooks mis recibos?
En Pro y Team, mientras tengas tu cuenta. El plan gratis guarda los recibos 90 días, y SnapBooks te avisa por correo antes de eliminar alguno para que puedas exportarlos o mejorar tu plan.