SnapBooksDe toets in vier landen
| Land | De toets |
|---|---|
| Verenigde Staten | Gewoon en noodzakelijk (‘ordinary and necessary’): gebruikelijk in je branche, nuttig voor je bedrijf en redelijk van omvang. Persoonlijke kosten, kosten van levensonderhoud en gezinskosten zijn niet aftrekbaar. (IRS) |
| Verenigd Koninkrijk | Volledig en uitsluitend voor het bedrijf (‘wholly and exclusively’): kosten die je alleen maakt om winst te verdienen. Privékosten en bedrijfsmiddelen die jaren meegaan, zijn geen aftrekbare kosten. (GOV.UK) |
| Canada | Een redelijke lopende uitgave om inkomen te verdienen. Investeringen worden anders afgetrokken (als capital cost allowance) en privékosten zijn niet aftrekbaar. (CRA) |
| Australië | Drie gouden regels: de uitgave moet voor je bedrijf zijn, niet privé; bij gemengd gebruik trek je alleen het zakelijke deel af; en je moet bewijs hebben. (ATO) |
Kosten die de meeste kleine bedrijven aftrekken
- Kantoorartikelen, papier en porto
- Software, apps en abonnementen die je zakelijk gebruikt
- Telefoon en internet (het zakelijke deel)
- Autokosten, of een tarief per mijl of kilometer waar je land dat toestaat (bekijk de officiële tarieven)
- Zakenreizen: vervoer en overnachting
- Kosten van boekhouder, advocaat en andere adviseurs
- Reclame en marketing
- Zakelijke verzekeringen, bankkosten en betaalkosten
- Opleidingen die je huidige vaardigheden op peil houden
Wat jaren meegaat, zoals een laptop, een bus of machines, trek je vaak over meerdere jaren af (afschrijving) in plaats van in één keer. De regels verschillen per land, dus check die van jou.
Meestal niet aftrekbaar
- Privé- en gezinskosten: boodschappen, gewone kleding, een persoonlijk sportschoolabonnement.
- Woon-werkverkeer tussen je huis en je vaste werkplek.
- Boetes.
- Representatie en vermaak: klanten ontvangen is in het VK niet aftrekbaar, vermaak is in de VS over het algemeen niet aftrekbaar, en in de VS en Canada zijn veel zakelijke maaltijden beperkt tot 50%.
- Het privédeel van gemengde kosten: gebruik je je auto of telefoon ook privé, dan telt alleen het zakelijke deel.
Zo ziet goed bewijs eruit
- De bon of factuur: wie je betaalde, waarvoor, wanneer, hoeveel en de btw.
- Een korte notitie over hoe het met je bedrijf te maken heeft.
- Bij gemengde kosten: hoe je het zakelijke deel hebt berekend.
- Voor de auto: een rittenregistratie of de bonnen van je werkelijke kosten.
Bewaar het zo lang als je belastingdienst vraagt: bekijk de regels per land. SnapBooks houdt de afbeelding van de bon, de gegevens en je notitie bij elkaar in één uitgave.
Veelgestelde vragen
Kan ik iets aftrekken dat ik deels privé gebruik?
Meestal alleen het zakelijke deel. Gebruik je je telefoon bijvoorbeeld voor 60% zakelijk, dan trek je in het algemeen 60% van de kosten af, en het is slim om te noteren hoe je dat hebt bepaald.
Is een laptop een zakelijke uitgave?
Als je hem voor je bedrijf gebruikt, ja. Omdat hij jaren meegaat, schrijf je hem in veel landen af, en sommige landen staan aftrek van het volledige bedrag in het eerste jaar toe. Alleen het zakelijke deel telt.
Heb ik voor elke uitgave een bon nodig?
Belastingdiensten verwachten bewijs voor elke aftrekpost, en een bon of factuur is het gebruikelijke bewijs. De ATO zegt het simpel: je moet bewijs hebben.
Zijn zakelijke maaltijden aftrekbaar?
Dat hangt af van het land. In de VS en Canada zijn veel zakelijke maaltijden beperkt tot 50%. In het VK gelden maaltijden met klanten als representatie en zijn ze niet aftrekbaar, maar sommige maaltijden tijdens zakenreizen wel.