SnapBooksHet korte antwoord
Bewaar zakelijke bonnetjes minstens zo lang als hieronder staat, gerekend vanaf het genoemde moment. Bewaar ze langer als een aangifte te laat was, wordt gecontroleerd of gaat over iets wat je nog bezit. Twijfel je, bewaar het dan: een digitale kopie kost bijna niets.
Regels veranderen en sommige hangen af van je soort bedrijf. Kijk de officiële bron na of vraag een belastingadviseur voordat je administratie weggooit.
Minimale bewaartermijnen per land
| Land | Minstens bewaren | Details |
|---|---|---|
| Verenigde Staten | 3 jaar | Vanaf de datum van aangifte. 6 jaar als je meer dan 25% van je inkomen niet hebt opgegeven; 7 jaar bij oninbare vorderingen of waardeloze effecten; minstens 4 jaar voor loonheffingsadministratie. (IRS) |
| Verenigd Koninkrijk | 5 jaar | Zelfstandigen: minstens 5 jaar na de aangiftedeadline van 31 januari voor het belastingjaar. Kapitaalvennootschappen (limited): 6 jaar na het einde van het boekjaar. (GOV.UK) |
| Canada | 6 jaar | Vanaf het einde van het laatste belastingjaar waarop de stukken betrekking hebben. Langer voor sommige stukken, zoals over langlopende bezittingen. (CRA) |
| Australië | 5 jaar | Vanaf het moment dat je het stuk opstelde of ontving, of de transactie afrondde, als dat later is. Vennootschappen moeten volgens de ASIC 7 jaar bewaren. (ATO) |
| Duitsland | 8 jaar | Boekingsstukken zoals bonnen en facturen (sinds 2025); 10 jaar voor boeken en jaarrekeningen; 6 jaar voor zakelijke correspondentie. Vanaf het einde van het kalenderjaar. (IHK Berlin) |
| Frankrijk | 10 jaar | Boekhoudstukken en bewijsstukken volgens het Wetboek van Koophandel. De belastingdienst kan de laatste 6 jaar controleren. (BOFiP) |
| Spanje | 6 jaar | Boeken, facturen en bewijsstukken volgens het Wetboek van Koophandel (artikel 30), vanaf de laatste boeking. De fiscale verjaringstermijn is 4 jaar. |
| Italië | 10 jaar | Vanaf de laatste boeking (Burgerlijk Wetboek, artikel 2220), en langer zolang een binnen die tijd gestarte belastingcontrole loopt. (Brocardi) |
| Nederland | 7 jaar | De basisgegevens, inclusief facturen; 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken. (Belastingdienst) |
| Polen | 5 jaar | Vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de betalingstermijn van de belasting verliep. (biznes.gov.pl) |
| Japan | 7 jaar | Boeken en de meeste bonnen bij de ‘blauwe’ aangifte; 5 jaar voor stukken als offertes en pakbonnen. Vanaf de dag na 15 maart van het volgende jaar. (Nationale Belastingdienst) |
| Zuid-Korea | 5 jaar | Vanaf de wettelijke aangiftetermijn van het belastingtijdvak; 7 jaar voor transacties met het buitenland (Kaderwet nationale belastingen, artikel 85-3). |
| India | 6 jaar | Boeken voor de inkomstenbelasting: 6 jaar na het einde van het betreffende aanslagjaar (Rule 6F; nieuwe regels onder de Income-tax Act 2025 kunnen dit wijzigen). GST-administratie: 72 maanden na de termijn van de jaaraangifte. (Income Tax Department) |
| Pakistan | 6 jaar | Na het einde van het belastingjaar (Income Tax Ordinance 2001, sectie 174), en langer zolang procedures lopen. (FBR) |
| Indonesië | 10 jaar | Boeken, administratie en bewijsstukken, bewaard in Indonesië (Algemene Belastingwet KUP, artikel 28(11)). (DJP) |
| Maleisië | 7 jaar | Voldoende bedrijfsadministratie volgens de Income Tax Act 1967 (sectie 82A). (LHDN) |
| Filipijnen | 5 jaar | Boekhouding en administratie, volgens de regels van de Ease of Paying Taxes Act (RR 7-2024). (Samenvatting van Grant Thornton) |
| Brazilië | 5 jaar | Over het algemeen voor facturen (ook NF-e XML-bestanden) en boekhouding, gelijk aan de controletermijn van 5 jaar van de belastingdienst. Sommige stukken langer. |
| Mexico | 5 jaar | Vanaf de datum waarop de bijbehorende aangiften zijn of hadden moeten worden ingediend (Federaal Belastingwetboek, artikel 30). Het Wetboek van Koophandel stelt 10 jaar voor bedrijfsadministratie. |
| Verenigde Arabische Emiraten | 7 jaar | Administratie voor de vennootschapsbelasting, na het einde van het belastingtijdvak. (Federal Tax Authority) |
| China | 30 jaar | Boekhoudbewijzen, inclusief originele bonnen (Maatregelen voor het beheer van boekhoudarchieven, 2015). (gov.cn) |
Bewaar langer als…
- een aangifte te laat was. De termijn begint vaak bij het indienen, niet op de uiterste datum (bijvoorbeeld in Canada).
- er een controle, boekenonderzoek of bezwaar loopt. Bewaar alles van dat jaar tot het is afgerond.
- het stuk gaat over iets wat je nog bezit, zoals een auto of apparatuur. Bewaar het zolang je het bezit en daarna nog de bewaartermijn na verkoop.
- je verliezen verrekent. Bewaar de stukken die laten zien hoe het verlies is ontstaan.
Digitale kopieën tellen meestal mee
De meeste belastingdiensten accepteren gescande of gefotografeerde bonnen als de kopie volledig en leesbaar is. De Nederlandse Belastingdienst laat je bijvoorbeeld gescande facturen digitaal bewaren zolang de echtheid gewaarborgd blijft, en Making Tax Digital van HMRC draait om digitale administratie. Controleer de voorwaarden in jouw land.
SnapBooks bewaart de afbeelding van de bon bij elke uitgave, zodat het bewijs aan het bedrag vast blijft zitten. Bij Pro en Team blijven bonnen bewaard zolang je je account hebt. Het gratis abonnement bewaart bonnen 90 dagen, dus exporteer ze (pdf, csv of Excel) of stap over om ze langer te houden.
Veelgestelde vragen
Moet ik de papieren bon bewaren als ik een foto heb?
In de meeste landen wordt een duidelijke, volledige digitale kopie geaccepteerd. Sommige landen stellen voorwaarden, dus kijk de officiële bron voor jouw land na voordat je papier weggooit.
Wanneer begint de bewaartermijn?
Dat hangt af van het land: bij het indienen (VS), bij de aangiftedeadline (VK, Zuid-Korea), aan het einde van het belastingjaar (Canada, Pakistan) of aan het einde van het kalenderjaar (Duitsland, Polen). De tabel toont het startpunt per land.
Hoe lang bewaart SnapBooks mijn bonnen?
Bij Pro en Team zolang je je account hebt. Het gratis abonnement bewaart bonnen 90 dagen, en SnapBooks mailt je voordat er iets wordt verwijderd, zodat je kunt exporteren of overstappen.