SnapBooksKrótka odpowiedź
Przechowuj paragony firmowe co najmniej przez okres podany poniżej, liczony od wskazanego momentu. Trzymaj je dłużej, jeśli zeznanie złożono po terminie, trwa kontrola albo dotyczą czegoś, co nadal posiadasz. W razie wątpliwości zachowaj: kopia cyfrowa prawie nic nie kosztuje.
Przepisy się zmieniają, a niektóre zależą od rodzaju działalności. Sprawdź oficjalne źródło albo zapytaj doradcę podatkowego, zanim zniszczysz dokumenty.
Minimalne okresy przechowywania według kraju
| Kraj | Przechowuj co najmniej | Szczegóły |
|---|---|---|
| Stany Zjednoczone | 3 lata | Od dnia złożenia zeznania. 6 lat, jeśli pominięto ponad 25% dochodu; 7 lat przy nieściągalnych wierzytelnościach lub bezwartościowych papierach wartościowych; co najmniej 4 lata dla dokumentacji podatków od wynagrodzeń. (IRS) |
| Wielka Brytania | 5 lat | Samozatrudnieni: co najmniej 5 lat po terminie złożenia zeznania 31 stycznia za dany rok podatkowy. Spółki (limited): 6 lat od końca roku obrotowego. (GOV.UK) |
| Kanada | 6 lat | Od końca ostatniego roku podatkowego, którego dotyczą dokumenty. Dłużej dla niektórych, np. dotyczących długoterminowego majątku. (CRA) |
| Australia | 5 lat | Od sporządzenia lub otrzymania dokumentu albo zakończenia transakcji, zależnie od tego, co nastąpiło później. Spółki muszą przechowywać dokumenty 7 lat zgodnie z przepisami ASIC. (ATO) |
| Niemcy | 8 lat | Dowody księgowe, takie jak paragony i faktury (od 2025 r.); 10 lat dla ksiąg i sprawozdań rocznych; 6 lat dla korespondencji handlowej. Od końca roku kalendarzowego. (IHK Berlin) |
| Francja | 10 lat | Dokumenty księgowe i dowody zgodnie z Kodeksem handlowym. Organy podatkowe mogą kontrolować ostatnie 6 lat. (BOFiP) |
| Hiszpania | 6 lat | Księgi, faktury i dowody zgodnie z Kodeksem handlowym (art. 30), od ostatniego zapisu. Przedawnienie podatkowe wynosi 4 lata. |
| Włochy | 10 lat | Od ostatniego zapisu (Kodeks cywilny, art. 2220), dłużej, dopóki trwa kontrola podatkowa wszczęta w tym czasie. (Brocardi) |
| Holandia | 7 lat | Podstawowa dokumentacja, w tym faktury; 10 lat dla dokumentów dotyczących nieruchomości. (Belastingdienst) |
| Polska | 5 lat | Od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. (biznes.gov.pl) |
| Japonia | 7 lat | Księgi i większość paragonów przy „niebieskim” zeznaniu; 5 lat dla dokumentów takich jak oferty i dowody dostawy. Od dnia po 15 marca następnego roku. (Krajowa Agencja Podatkowa) |
| Korea Południowa | 5 lat | Od ustawowego terminu złożenia zeznania za okres podatkowy; 7 lat dla transakcji zagranicznych (Ustawa ramowa o podatkach krajowych, art. 85-3). |
| Indie | 6 lat | Księgi dla podatku dochodowego: 6 lat od końca danego roku podatkowego (Rule 6F; nowe przepisy na podstawie Income-tax Act 2025 mogą to zmienić). Dokumentacja GST: 72 miesiące od terminu zeznania rocznego. (Income Tax Department) |
| Pakistan | 6 lat | Po zakończeniu roku podatkowego (Income Tax Ordinance 2001, sekcja 174), dłużej, dopóki toczą się postępowania. (FBR) |
| Indonezja | 10 lat | Księgi, ewidencja i dowody, przechowywane w Indonezji (ogólna ustawa podatkowa KUP, art. 28(11)). (DJP) |
| Malezja | 7 lat | Wystarczająca dokumentacja działalności zgodnie z Income Tax Act 1967 (sekcja 82A). (LHDN) |
| Filipiny | 5 lat | Księgi rachunkowe i dokumentacja księgowa, zgodnie z przepisami Ease of Paying Taxes Act (RR 7-2024). (Podsumowanie Grant Thornton) |
| Brazylia | 5 lat | Zasadniczo dla faktur (w tym plików XML NF-e) i dokumentacji księgowej, zgodnie z 5-letnim okresem kontroli organów podatkowych. Niektóre dokumenty dłużej. |
| Meksyk | 5 lat | Od dnia złożenia (lub terminu złożenia) powiązanych zeznań (Federalny Kodeks Podatkowy, art. 30). Kodeks handlowy przewiduje 10 lat dla dokumentacji handlowej. |
| Zjednoczone Emiraty Arabskie | 7 lat | Dokumentacja podatku od osób prawnych, po zakończeniu okresu podatkowego. (Federal Tax Authority) |
| Chiny | 30 lat | Dowody księgowe, w tym oryginalne paragony (Zasady zarządzania archiwami księgowymi, 2015). (gov.cn) |
Przechowuj dłużej, gdy…
- zeznanie złożono po terminie. Okres często biegnie od złożenia, a nie od terminu (np. w Kanadzie).
- trwa kontrola, postępowanie lub odwołanie. Zachowaj wszystko z tego roku do jego zakończenia.
- dokument dotyczy czegoś, co nadal posiadasz, np. samochodu lub sprzętu. Przechowuj go, dopóki to masz, a po sprzedaży przez okres przechowywania.
- rozliczasz straty z lat ubiegłych. Zachowaj dokumenty pokazujące, jak powstała strata.
Kopie cyfrowe zwykle się liczą
Większość urzędów skarbowych akceptuje zeskanowane lub sfotografowane paragony, jeśli kopia jest kompletna i czytelna. Holenderski urząd skarbowy pozwala na przykład przechowywać zeskanowane faktury cyfrowo, o ile zachowana jest ich autentyczność, a Making Tax Digital w HMRC opiera się na dokumentacji cyfrowej. Sprawdź warunki w swoim kraju.
SnapBooks przechowuje obraz paragonu przy każdym wydatku, więc dowód zostaje przy kwocie. W planach Pro i Team paragony są przechowywane tak długo, jak masz konto. Darmowy plan przechowuje paragony przez 90 dni, więc wyeksportuj je (PDF, CSV lub Excel) albo przejdź na wyższy plan, żeby trzymać je dłużej.
Najczęstsze pytania
Czy muszę trzymać papierowy paragon, jeśli mam zdjęcie?
W większości krajów akceptowana jest wyraźna, kompletna kopia cyfrowa. Niektóre kraje stawiają warunki, więc sprawdź oficjalne źródło dla swojego kraju, zanim wyrzucisz papier.
Od kiedy liczy się okres przechowywania?
Zależy od kraju: od dnia złożenia zeznania (USA), od terminu złożenia (Wielka Brytania, Korea Południowa), od końca roku podatkowego (Kanada, Pakistan) albo od końca roku kalendarzowego (Niemcy, Polska). Tabela pokazuje punkt startowy dla każdego kraju.
Jak długo SnapBooks przechowuje moje paragony?
W planach Pro i Team tak długo, jak masz konto. Darmowy plan przechowuje paragony przez 90 dni, a SnapBooks wysyła e-mail przed usunięciem, żebyś mógł je wyeksportować albo zmienić plan.